Giao tiếp bằng văn bản có thể là một phương pháp rõ ràng, ngắn gọn và dễ theo dõi, nhằm giải quyết xung đột và ngăn ngừa sự hiểu lầm. Viết thư giải trình có thể mang lại nhiều lợi ích cho việc giải quyết các tình huống xảy ra trong môi trường chuyên nghiệp hoặc học thuật. Việc giải trình các tình huống là một việc quan trọng để có thể duy trì sự hiệu quả trong giao tiếp và thông báo cho mọi người. Trong bài viết này, chúng mình sẽ định nghĩa thế nào là thư giải trình tại nơi làm việc, giải thích lý do tại sao những bức thư này lại có giá trị, giới thiệu ba bước chính để viết chúng, trình bày các mẫu và cung cấp ví dụ.
📝Thư giải trình tại nơi làm việc là gì?
Thư giải trình tại nơi làm việc là một bức thư hoặc email được in chính thức hoặc được viết để giải thích điều gì đó đã xảy ra, trả lời một cuộc điều tra hoặc cung cấp thông tin còn thiếu. Khách hàng, nhà thầu, thành viên nhóm hoặc sinh viên có thể viết loại thư này để cung cấp thông tin và thông báo cho các cá nhân khác về các tình huống. Ví dụ như, một chuyên gia có thể sử dụng loại thư này để giải thích lý do vì sao họ trễ deadline hoặc đánh mất khách hàng. Những lá thư này có thể giúp làm rõ thông tin sai lệch giữa các đồng nghiệp, người giám sát, người hướng dẫn hoặc đối tác kinh doanh. Chúng cũng có thể trở thành tài liệu như một phần của hồ sơ chính thức để tham khảo trong tương lai.
📝Tại sao phải viết thư giải trình?
Viết thư giải thích có thể mang lại nhiều lợi ích cho người viết thư vì nó cho phép họ chia sẻ quan điểm của mình trong các tình huống. Ví dụ, một thành viên trong nhóm hiểu sai điều gì đó có thể viết thư giải thích sự nhầm lẫn của họ về nhiệm vụ của bản thân. Thành viên trong nhóm có thể sử dụng lá thư để giải thích quan điểm của họ về tình huống và bất kỳ lý do nào đóng góp vào sự hiểu biết của họ về nhiệm vụ. Trong trường hợp này, tài liệu bằng văn bản từ thành viên nhóm có thể giúp giải quyết thông tin sai lệch và ngăn nó tái diễn trong tương lai.
Những lá thư này cũng có thể giúp ích trong các tình huống cá nhân như thanh toán thế chấp hoặc khoản vay. Người cho vay tài chính có thể yêu cầu thư giải trình về tài chính của khách hàng của họ, đặc biệt nếu nó có thể ảnh hưởng đến các khoản thanh toán trong tương lai. Những lý do cụ thể để muốn những điều này có thể bao gồm việc thay đổi địa chỉ, có hoặc mất việc làm và các khoản thanh toán chậm hoặc thiếu. Đôi khi các cá nhân có thể thêm các tài liệu khác vào thư của họ để tham khảo.
📝Cách viết thư giải trình trong 3 bước
Phương pháp dùng để viết thư giải trình có thể khác nhau tùy vào từng trường hợp. Ví dụ, một người nào đó viết một bức thư về một thông tin sai lệch tại nơi làm việc có thể bao gồm bối cảnh và các chi tiết khác với một người nào đó viết một bức thư về sự thay đổi trong tài chính cho một người cho vay tài chính. Tuy nhiên, cấu trúc chung là có sự giống nhau và các bước sau có thể giúp bạn viết thư giải trình cho riêng mình:
1. Chọn định dạng thư
Khách hàng, thành viên nhóm hoặc sinh viên có thể sử dụng bản in hoặc email cho thư của họ. Thư được đánh máy, in và gửi qua đường bưu điện thường trang trọng hơn, trong khi thư gửi qua email lại thường mang nhiều tính thân mật. Hình thức thư mà bạn chọn có thể phụ thuộc vào phong cách giao tiếp trong môi trường làm việc, các mối quan hệ hoặc đối tác của bạn.
2. Giải thích tình huống
Để bắt đầu viết loại thư này, bạn có thể giải thích tình huống hoặc hoàn cảnh và bất kỳ yếu tố nào có tham gia. Cân nhắc đưa vào các thông tin để trả lời các câu hỏi như:
- Điều gì đã xảy ra?
- Chuyện đã xảy ra như thế nào?
- Có các yếu tố nào tham gia không?
- Tình hình hiện tại là gì?
Thêm câu trả lời cho những câu hỏi này có thể cung cấp thông tin chi tiết về tình huống và giúp cho phần giải thích được ngắn gọn. Điều quan trọng là phải tham khảo vai trò của bạn trong tình huống và những biện pháp ngăn ngừa có thể đã có ích.
3. Chịu trách nhiệm và chịu trách nhiệm
Nhận trách nhiệm nghĩa là bày tỏ sự thừa nhận đối với bất kỳ quyết định nào mà bạn đã thực hiện có thể đã góp phần vào việc gây ra hiểu lầm hoặc sai lầm, chứ không phải đề nghị người khác chịu trách nhiệm về điều đó. Điều quan trọng là phải đưa vào cách mà bạn dự định xử lý những tình huống khác nhau trong tương lai để ngăn nó tái diễn. Ví dụ, một người nào đó đã quên deadline có thể nói rằng họ sẽ bắt đầu giữ một danh sách kiểm tra hàng tháng hoặc hàng tuần với các thời hạn để giúp họ không bỏ lỡ một deadline khác. Việc đưa ra các biện pháp để sửa chữa tình trạng hiện tại cũng rất quan trọng.
📝Mẫu thư giải trình
Mẫu thư trang trọng
Đây là mẫu cho một bức thư giải thích trang trọng:
[Tên người gửi]
[Địa chỉ của người gửi]
[Số điện thoại của người gửi]
[Email của người gửi]
[Ngày tháng]
[Tên người nhận]
[ Địa chỉ của người nhận]
[Số điện thoại của người nhận]
[Email của người nhận]
Chủ đề: [điền chủ đề của lá thư]
Kính gửi [tên người nhận],
Hôm nay tôi viết thư này để trả lời cho bức thư mà tôi nhận được từ bạn, từ ngày [điền ngày], về [điền số] tiền thanh toán trễ cho khoản vay của tôi từ [điền ngày đến ngày]. Lá thư này nhằm giải thích cho bạn lý do cho sự chậm trễ của bản thân mình. Gần đây, tôi vừa trở nên thất nghiệp khi mà công ty tôi làm việc chính thức đóng cửa vào [điền ngày], trước khi chạm đến mức phá sản. Để bạn tham khảo, tôi đã đính kèm một lá thư từ giám đốc của tôi, bao gồm các chi tiết về tình hình xảy ra.
Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà các khoản thanh toán quá hạn của tôi có thể đã gây ra. Tôi đã đi xin việc và phỏng vấn để giải quyết tình huống đáng tiếc này. Gần đây, [điền tên công ty] đã thuê tôi vào [điền ngày] và tôi dự định bắt đầu làm việc vào [điền ngày]. Tôi dự định giải quyết mọi khoản thanh toán quá hạn từ [điền ngày] đến [điền ngày]. Tôi đã đính kèm một đề xuất kế hoạch thanh toán để bạn tham khảo, mong bạn xem xét nó.
Trân trọng,
Mẫu không trang trọng
Đây là mẫu cần xem xét cho mẫu thư giải trình không trang trọng:
Chủ đề: [chèn chủ đề của thư]
Kính gửi [điền tên],
Hôm nay tôi viết thư cho bạn về [loại tin] thông tin sai lệch trong nhóm của chúng tôi. Tôi hiểu rằng chiến dịch [điền tên] của mình đã không đáp ứng được nhu cầu của các khách hàng [điền tên]. Trong khi làm việc với tư cách là một nhóm, chúng tôi đã tham khảo các ghi chú từ các cuộc họp với khách hàng và cố gắng tối ưu hóa các sản phẩm phân phối để đáp ứng nhu cầu của họ. Có một điều chúng tôi thấy khó hiểu đã được ghi vào phần ghi chú của mình là [chèn những gì khó hiểu].
Với tư cách là trưởng nhóm, tôi hiểu rằng ý của khách hàng là [chèn ý của khách hàng] dựa trên [tại sao bạn lại đưa ra lý do đó]. Hiện tại, trạng thái của chiến dịch phân phối là [chèn thông tin về trạng thái]. Nhóm của tôi đang làm việc chăm chỉ để giải quyết tình huống này và mọi thứ sẽ được cập nhật trước [điền ngày].
Vì là trưởng nhóm của [tên nhóm], tôi sẽ chịu trách nhiệm về sự không hài lòng của khách hàng. Lần sau, tôi sẽ trực tiếp liên hệ với khách hàng để làm rõ, nhằm ngăn chặn sự việc này tái diễn. Nếu có thêm sự phân chia cho vai trò của tôi trong trường hợp này, tôi hiểu nhưng hy vọng bạn sẽ vui lòng xem xét lời xin lỗi của tôi và lên kế hoạch quản lý các chiến dịch trong tương lai.
Trân trọng,
[insert name]
📝Các ví dụ về thư giải trình
Cân nhắc tham khảo các ví dụ này để được hướng dẫn khi viết thư của riêng bạn:
Ví dụ về thư giải trình có tính chất trang trọng
Đây là ví dụ về thư giải trình trang trọng:
Katie Patrick12345
Brean WayCincinnati, Ohio
42091 (010) 987-6543
Ngày 3 tháng 6 năm 2021
Myles Moss54322 Hillside Dr.Cleveland, Ohio 42190 (101) 345-789
mylesmoss@email.com
Chủ đề: Khiếu nại của khách hàng về Waterworks
Kính gửi ông Moss,
Tôi viết thư cho ông ngày hôm nay để giải thích về khiếu nại gần đây của khách hàng mà ông đã nhận được về tài khoản Waterworks của chúng tôi. Tôi hiểu rằng đã có sự chậm trễ trong việc vận chuyển các tài liệu tiếp thị in ấn cho một trong những sự kiện của họ. Thực sự xin lỗi vì tình huống này đã khiến khách hàng đặt câu hỏi về khả năng giao nguyên liệu đã đặt hàng đúng hạn của chúng tôi. Việc giao hàng bị chậm do máy in màu hết mực và không thể giao mực kịp để chúng tôi cung cấp tài liệu cho khách hàng như đã hẹn.
Tôi đã theo dõi cùng nhân viên hành chính và vật tư để xác định cách tốt hơn trong việc yêu nguyên vật liệu sớm hơn trong quá trình sản xuất để ngăn điều này xảy ra thêm một lần nữa. Tôi dự định sẽ viết một lá thư xin lỗi khách hàng và hy vọng sẽ giải quyết được tình huống này. Tôi có tài liệu đính kèm để bạn tham khảo về về vấn đề. Một lần nữa, tôi xin lỗi và thừa nhận những sai sót đã mắc phải và hy vọng sẽ ngăn chặn chúng xảy ra trong tương lai bằng cách làm việc chặt chẽ hơn với các nhân viên hành chính và cung ứng. Nếu bạn có câu hỏi liên quan đến các tài liệu đính kèm, hãy cho tôi biết. Thanks.
Trân trọng, Katie Patrick
📝Ví dụ về thư giải trình không có tính trang trọng
Đây là ví dụ về một bức thư hoặc email giải trình không trang trọng:
Chủ đề: Bài nghiên cứu
Thưa bà Peterson,
Hôm nay tôi viết thư cho bà về bài nghiên cứu sẽ đến hạn vào thứ Ba tuần này. Tôi hiểu rằng tôi đã không nộp bài tập khi đến hạn và tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà điều này có thể đã gây ra. Tôi đã làm việc kể từ khi bạn phân công, và thậm chí đã sử dụng cả thời gian học mà bạn đã chỉ định, nhưng tôi vẫn không thể hoàn thành nó đúng thời gian.
Tôi biết rằng các hoạt động ngoại khóa của mình có thể đã làm ảnh hưởng đến sự kém hiệu quả của bản thân khi làm bài báo này. Trong tương lai, tôi có kế hoạch tạo ra các mốc thời gian phân công cho bản thân và ưu tiên hoàn thành các mục tiêu đó để đảm bảo rằng hoàn thành công việc đúng hạn. Tôi cũng có kế hoạch ưu tiên việc đạt được các mục tiêu của mình trước khi tham gia vào các hoạt động ngoại khóa.
Tôi xin nhận và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc không nộp giấy tờ đúng hạn. Tôi đã gửi bài báo online của mình và đính kèm một bản sao ở đây để bạn tham khảo. Tôi hiểu việc bạn sẽ cho tôi điểm thấp hoặc không có điểm nào, nhưng mong bạn xem xét cho tôi một điểm nào đấy cho bài tập này. Cảm ơn bạn.
Trân trọng, Avery Tillman
———————————————————————————–
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích.
- Theo: indeed.com
- Người dịch: Hoàng Cẩm Tú
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Hoàng Cẩm Tú – Nguồn iVolunteer Vietnam.”
Shortlink: https://ivolunteer.info/z/8693
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
