Hầu hết mọi người đều quen thuộc với một số định dạng tệp nhất định trên máy tính của họ, nhưng không phải tất cả các định dạng đó đều giống nhau vì các loại tệp khác nhau hoạt động tốt hơn với các loại thông tin cụ thể. Một trong những định dạng đó là tệp CSV, được sử dụng chủ yếu cho bảng tính và danh sách dữ liệu. Biết cách sử dụng tệp CSV có thể hữu ích nếu bạn làm việc trong các lĩnh vực liên quan đến nhập dữ liệu hoặc danh sách, như lập trình và quản trị văn phòng.
💥Tệp CSV là gì?
Tệp CSV, hoặc các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy đề cập đến một loại tệp văn bản thuần túy chứa dữ liệu trong đó dấu phẩy phân tách từng giá trị. Bạn cũng có thể thấy nó được viết như một tập tin CSV. Các chương trình phần mềm tạo hoặc mở bảng tính thường sử dụng loại phần mở rộng tệp này. Các chương trình lấy từng giá trị riêng lẻ được tách ra bởi dấu phẩy và đặt các giá trị riêng lẻ đó vào các ô, bảng hoặc cột. Các tệp CSV có thể xuất ra nhiều loại dữ liệu, như kết quả của báo cáo công ty hoặc danh sách các liên hệ công việc.
💥Lợi ích của việc sử dụng tệp CSV
Sử dụng tệp CSV cho dữ liệu của bạn có lợi vì nhiều lý do. Dưới đây là một vài lý do các tệp CSV hữu ích cho việc tạo, chia sẻ và nhận dữ liệu bảng tính:
- Tiêu chuẩn cho nhiều doanh nghiệp và ứng dụng
Việc chấp nhận rộng rãi các tệp CSV có nghĩa là người dùng dễ dàng nhập thông tin vào hệ thống trực tuyến hoặc chia sẻ dữ liệu với công ty. Ví dụ: nếu bạn tạo bảng tính CSV cho công việc và cần tải nó lên bộ nhớ tệp của công ty, thì đồng nghiệp của bạn sẽ có thể truy cập tệp dễ dàng nếu CSV là tiêu chuẩn của công ty bạn. Nhiều ứng dụng trực tuyến cũng chấp nhận các tệp CSV cho dữ liệu để họ có thể sử dụng các giá trị tách biệt trong bảng tính hoặc thậm chí đưa dữ liệu vào các bảng và đồ thị khác nhau.
- Phần mềm thân thiện với người dùng
Vì các tệp CSV rất phổ biến nên hầu hết các phần mềm bảng tính cũng chấp nhận chúng. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng một chương trình đã có trên máy tính của mình để tạo CSV thay vì phải tải xuống một chương trình cụ thể cho các loại tệp. Các chương trình phần mềm nổi tiếng hơn cũng thường dễ dàng điều hướng cho người dùng, vì vậy việc tạo và chỉnh sửa các tệp CSV thường không phức tạp. Ngay cả khi bạn phải mở tệp của mình bằng một chương trình khác, sự đơn giản của tệp CSV giúp chỉnh sửa trở nên đơn giản.
- Dễ dàng chia sẻ với người khác
Một lợi ích khác của các tệp CSV là chúng dễ dàng chia sẻ với người khác. Điều này một phần là do việc sử dụng rộng rãi các loại tệp, nhưng cũng vì việc nhập và gửi chúng rất đơn giản. Một cách hiệu quả để chia sẻ chúng là thông qua email, nơi người nhận có thể tải xuống và mở tệp trên máy tính của riêng họ. Khi việc chia sẻ trở nên đơn giản, người dùng tệp CSV có nhiều thời gian hơn để tập trung vào dữ liệu trong bảng tính. Điều này thường dẫn đến ít lỗi hơn và thời gian quay vòng nhanh hơn.
💥Cách tạo tệp CSV
Cách dễ nhất để tạo tệp CSV là sử dụng ứng dụng bảng tính như Microsoft Excel hoặc Google Sheets. Các bước sau đây để tạo tệp CSV sẽ áp dụng cho hầu hết các chương trình bảng tính cơ bản:
Bắt đầu bằng cách định vị và mở chương trình bảng tính của bạn trên thiết bị của bạn. Khi nó bắt đầu, bạn có thể chọn xem bạn muốn mở một tệp hiện có hay bắt đầu một tệp mới.
2. Chọn “Tệp mới”
Chọn tùy chọn để mở tệp mới. Một bảng tính trống sẽ xuất hiện.
3. Đặt tên tệp và chọn “.csv” cho loại tệp
Định vị tùy chọn “Lưu Dưới dạng” và nhấp vào nó. Đặt tên cho tệp một cái gì đó dễ nhận ra. Sau đó, chọn tùy chọn “.csv” hoặc “CSV” trong menu thả xuống loại tệp.
4. Lưu tệp
Kiểm tra kỹ tên và loại tệp của bạn, sau đó nhấp vào “Lưu”. Bảng tính bây giờ là một tập tin CSV.
💥Cách nhập tệp CSV
Cho dù bạn có bảng tính CSV hiện có hoặc danh sách các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy được lưu trong trình soạn thảo văn bản, bạn có thể cần nhập dữ liệu của mình vào một chương trình khác. Để tìm hiểu cách nhập tệp CSV vào hầu hết các chương trình phần mềm, hãy làm theo các bước sau:
1. Mở chương trình mà bạn đang nhập
Điều hướng đến chương trình trên máy tính của bạn và mở nó. Đây có thể là một chương trình bảng tính khác hoặc một hệ thống công ty.
2. Xác định vị trí tùy chọn “Nhập”
Bạn thường có thể tìm thấy tùy chọn “Nhập” trong “Tệp” trên thanh công cụ của chương trình bảng tính. Nhấp vào nó để mở hộp thoại của các tệp bạn đã lưu.
3. Chọn tệp CSV để nhập
Trong hộp thoại, hãy chọn tệp CSV nào bạn muốn nhập. Chọn tệp và giữ tên hiện tại của nó hoặc đặt tên mới.
Khi bạn có tên tệp và đảm bảo rằng đó là loại tệp bạn muốn, hãy chọn “Xác nhận Nhập”. Dữ liệu từ tệp sẽ điền vào bảng tính.
5. Kiểm tra kỹ các lỗi
Vì tệp gốc của dữ liệu có thể không khớp chính xác với định dạng bảng tính mới, hãy kiểm tra kỹ xem bất kỳ cột hoặc bảng nào cũng có nhãn thích hợp và không có thông tin nào bị sai lệch
6. Lưu tệp
Định vị tùy chọn “Lưu” hoặc “Lưu Dưới dạng” và lưu bảng tính mới của bạn.
💥Mẹo sử dụng tệp CSV
Mặc dù các tệp CSV rất đơn giản để tạo, chỉnh sửa và chia sẻ, đây là một vài cách để giúp bạn tận dụng những gì các tệp này cung cấp:
- **Tiêu đề và nhãn đậm .** Đậm tiêu đề và nhãn tô đậm có thể cải thiện khả năng đọc tài liệu của bạn bằng cách dẫn mắt người đọc đến thông tin quan trọng. Điều này đặc biệt hữu ích nếu người đọc cần tìm thông tin cụ thể.
- Xem xét mã hóa màu sắc để phân biệt thông tin. Mã hóa màu sắc các phần là một cách khác để cải thiện khả năng đọc. Với các màu sắc khác nhau, bạn có thể chia nội dung thành các hàng dài hoặc cột để làm cho chúng dễ phân biệt hơn.
- Kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi gửi hoặc gửi. Các tệp CSV thường liên quan đến rất nhiều thông tin. Điều quan trọng cần nhớ là kiểm tra lại dữ liệu của bạn để tìm lỗi trước khi bạn gửi cho người khác.
- Tìm các tài nguyên hữu ích trực tuyến. Vì các tệp CSV rất phổ biến, có rất nhiều tài nguyên trực tuyến nếu bạn cần trợ giúp để tạo tệp của mình. Tìm kiếm hướng dẫn, hướng dẫn hoặc video để giúp bạn.
- Chuẩn bị sẵn sàng dữ liệu của bạn trước khi bắt đầu. Để tiết kiệm thời gian khi tạo CSV, hãy chuẩn bị tất cả dữ liệu của bạn trước khi bạn nhập nó vào tệp. Điều này giúp bạn theo dõi những dữ liệu bạn đã nhập để bạn đảm bảo bạn bao gồm mọi thứ quan trọng.
- Tập trung vào sự rõ ràng hơn về phong cách. Mặc dù một số yếu tố thiết kế nhất định có thể cải thiện khả năng đọc, nhưng bạn nên tập trung vào sự rõ ràng tổng thể của tài liệu của bạn thay vì phong cách nghệ thuật. Điều này giúp người đọc có thể dễ dàng truy cập dữ liệu họ cần mà không bị phân tâm.
- Chọn phông chữ có thể đọc được. Các tệp CSV thường có các ô nhỏ với văn bản nhỏ. Điều quan trọng là chọn phông chữ có thể đọc được ở kích thước đó khi tạo tài liệu của bạn.
- **Làm theo mẫu.** Thật hữu ích khi sử dụng các mẫu khi bạn lần đầu tiên bắt đầu tạo tệp CSV để bạn có thể hiểu các phần cơ bản của tệp. Công ty của bạn có thể có mẫu CSV tiêu chuẩn của riêng họ hoặc bạn có thể tìm thấy các mẫu cơ bản trực tuyến.
Xin lưu ý rằng không có tổ chức nào được đề cập trong bài viết này có liên kết với Indeed.
____________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Nguyễn Kông Quỳnh Trang
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Kông Quỳnh Trang- Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.info/z/8353
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
