Một điều quan trọng khi viết thư chính là đề địa chỉ thư đúng cách. Việc này sẽ đảm bảo rằng bạn đang gửi thư đến đúng người nhận thông qua dữ liệu mà bạn cung cấp cho bên chuyển phát.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cho bạn biết để đề địa chỉ thư đúng cách thì cần thực hiện những thao tác nào. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sẽ đưa ra những ra những khung mẫu và ví dụ để cụ thể hóa cách làm.
1. Những Thông Tin Cần Thiết Khi Đề Địa Chỉ Thư
Để đề địa chỉ thư một cách chính xác, bạn cần phải ghi nhiều loại thông tin khác nhau để đảm bảo bức thư sẽ được giao đến đúng. Dưới đây là những dữ liệu bạn cần cung cấp cho bộ phận chuyển phát:
Thứ nhất: Tên và thông tin liên hệ của bạn. Trong đây sẽ có tên đầy đủ của bạn hoặc tên công ty (nếu bạn viết thư cho công ty), địa chỉ sống, thành phố, tiểu bang và mã ZIP.
Thứ hai: Ngày tháng mà bạn gửi và viết thư
Thứ ba: Tên người nhận và chức danh của họ (ví dụ: Ông, Bà…)
Thứ tư: Tên và địa chỉ doanh nghiệp của người nhận. Thông tin này gồm tên công ti mà người nhận làm việc cùng địa chỉ, thành phố, tiểu bang và mã ZIP ở đó.
2. Cách Đề Địa Chỉ Thư
Biết cách đề thư đúng cách sẽ cho thấy được sự chuyên nghiệp của bạn. Càng hiểu rõ cách làm thì bạn sẽ thấy việc này rất dễ. Dưới đây là các bước cần thực hiện khi gửi thư:
a. Đặt thông tin liên hệ của bạn ở phần đầu bức thư
Khi bạn gửi một bức thư, bạn cần cho người nhận biết bạn là ai và bức thư đến từ đâu. Điều này cũng giúp họ biết cách liên hệ với bạn trong lúc cần thiết. Ở góc trên bên trái của bức thư là nơi bạn viết họ tên của mình, sau đó là địa chỉ của bạn ở dòng thứ hai và thành phố, tiểu bang và mã ZIP ở dòng thứ ba. Lưu ý hãy dùng chữ cái viết tắt khi viết tiểu bang, chẳng hạn như “CA” cho California. Trong trường hợp bạn đang viết thư từ một quốc gia khác, hãy bao gồm tên quốc gia thay vì thành phố, tiểu bang và mã ZIP.
Nếu bạn đang viết thư hộ công ty thì hãy chèn thêm tên công ty bên dưới mục tên bạn. Sau đó ghi phần địa chỉ, thành phố, tiểu bang và mã ZIP của doanh nghiệp thay vì của cá nhân. Ngoài ra, bạn cũng có thể ghi thêm email và số điện thoại cá nhân để họ có cách liên hệ trong trường hợp cần thiết.
Ngày ở đây là chỉ ngày mà bạn gửi lá thư. Ngày tháng sẽ cho người nhận biết thời điểm mà bạn gửi thư, để từ đó họ sẽ sắp xếp để trả lời bạn kịp thời. Hãy điền ngày ở dòng bên dưới tên và thông tin liên lạc của bạn. Lưu ý hãy điền đầy đủ tháng và năm. Ví dụ: “Ngày 27 tháng 1 năm 2020.”
c. Viết tên người nhận và thông tin liên hệ
Hãy viết tên và địa chỉ của người nhận ở bên dưới phần ngày tháng. Phần này bao gồm tên đầy đủ và chức danh nghề nghiệp của họ(thêm bằng cấp nếu có). Ví dụ: “John Doe, Ph.D.” Ở dòng bên dưới, bạn hãy viết tên công ty. Dòng thứ ba là nơi bạn viết địa chỉ của công ty, sau đó xuống dòng và viết tên thành phố, tiểu bang và mã ZIP. Nếu như địa chỉ của người nhận ở nước ngoài, hãy điền tên quốc gia thay vì những thông tin phía trên.
Phụ lục: Cách tra cứu thông tin liên lạc của người nhận trong trường hợp bạn không biết chính xác:
Cách 1: Tìm kiếm trên trang web của công ty người nhận nếu bạn biết chức danh của họ hoặc địa chỉ công ty. Cách để liên hệ với họ có thể được trình bày trên trang web.
Cách 2: Hãy hỏi đồng nghiệp hoặc người quen của bạn bởi họ có thể sẽ biết được thông tin mà bạn đang tìm kiếm.
Cách 3: Hãy cân nhắc việc gọi điện cho công ty để hỏi tên, chức vụ của người nhận. Trong trường hợp bạn đang muốn trả lời email tuyển dụng nhưng không biết tên người nhận, hãy thử hỏi nhân viên lễ tân về tên của người quản lý.
d. Lời chào
Một lời chào sẽ thể hiện được sự tôn trọng của bạn dành cho người nhận thư. Phần này nên được viết ở phần sau tên và thông tin liên hệ của người nhận. Việc chào như thế nào còn phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với họ. Ví dụ với một lá thư ít trang trọng thì bạn chỉ cần nói “Hi” (Chào). Với một lá thư kinh doanh, lời chào phổ biến là “Kính gửi ông/bà…..” trong trường hợp bạn biết tên người nhận. Còn nếu không biết thì hãy chỉ cần viết “Dear Sir or Madam,”. Ngoài ra, bạn có thể viết thêm chức danh của họ ở phần này, chẳng hạn như “Tiến sĩ” hoặc “Giáo sư” (Dear Professor Clemmons)
e. Kiểm tra lại thông tin
Trước khi viết tiếp nội dung bức thư, hãy kiểm tra lại chính tả, ngữ pháp để chắc chắn rằng thông tin được ghi trên là chính xác. Điều này đảm bảo bức thư của bạn đến đúng người và người nhận cũng có được thông tin để liên lạc lại với bạn.
3. Mẫu Sẵn
Dưới đây là một khung mẫu thư mà bạn có thể tham khảo:
[Tên công ty của bạn]
[Địa chỉ]
[Thành phố, tiểu bang và mã ZIP HOẶC tên quốc gia]
[Địa chỉ email và số điện thoại của bạn]
[Ngày tháng]
[Tên người nhận]
[Tên công ty của người nhận]
[Địa chỉ của người nhận]
[Thành phố, tiểu bang và mã ZIP của người nhận]
[Lời chào]
4. Các Ví Dụ
Dưới đây là một số ví dụ để bạn tham khảo khi viết địa chỉ thư:
Ví dụ 1: Thư gửi cá nhân:
harper.jones@email.com, 555-555-5555
March 3, 2020
Ms. Mary FieldsCopper Industries555 Bluebird Lane
Alameda, CA 55555
Dear Ms. Fields,
Ví dụ 2: Thư gửi bằng tên và địa chỉ công ty bạn:
Madison RichardsBlue Dot Designs5555 Green Manor DriveWalnut Creek, CA 55555
madison.richards@gmail.com, 555-555-55555
June 11, 2020
Dr. Donald FeltonGrace Memorial Hospital5555 Washington Ave.
Dublin, CA 55555
Dear Dr. Felton,
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
· Bài viết gốc: https://www.indeed.com/career-advice/resumes-cover-letters/how-to-address-a-letter
· Người dịch: Vũ Thị Thùy Linh
· Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Vũ Thị Thùy Linh – Nguồn: iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.info/z/8298
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
