Viết thư cho ban giám đốc của công ty cho phép bạn truyền đạt yêu cầu của mình một cách chuyên nghiệp hoặc khiếu nại lên cơ quan quản lý của công ty. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ nói về khái niệm và cách để viết một bức thư gửi cho hội đồng quản trị là gì và cung cấp cho bạn một số mẫu và ví dụ.
Thư gửi ban quản trị là gì?
Thư gửi ban quản trị là một bức thư cho phép bạn giải thích lý do chấp nhận hoặc từ chối một vị trí mà họ đã đề nghị cho bạn. Ngoài ra, nó còn là cách để bạn yêu cầu họ đáp ứng một yêu cầu cụ thể hoặc giải đáp câu hỏi nào đó.
Những thông tin cần thiết trong thư gửi ban quản trị
1. Tiêu đề
Tiêu đề thường được viết ở góc trên bên trái của bức thư. Trong tiêu đề, bạn cần giới thiệu bản thân với người nhận và bao gồm những thông tin quan trọng như tên và địa chỉ nhà. Đây là một ví dụ:
Janice Smith
456 Alphabet Drive
Los Angeles, CA 50002
2. Địa chỉ của người nhận
Địa chỉ người nhận cần được bắt đầu bằng cụm từ “Ban Giám đốc” (không có dấu ngoặc kép). Ở dòng tiếp theo bạn cần điền tên của công ty. Dòng thứ ba là địa chỉ của công ty, gồm tên, số đường phố, thành phố, tiểu bang và mã ZIP.
3. Một lời chào
Một lá thư cho ban giám đốc cần được bắt đầu bằng một cách chuyên nghiệp như “Kính gửi”. Nếu bạn biết họ là bác sĩ, bạn có thể viết “Kính gửi bác sĩ Smith” thay vì “Shannon Smith thân mến”. Ngoài ra, thay vì sử dụng các tiền tố theo giới tính như “Kính gửi ông Johnson”, hãy sử dụng tên của người đó chẳng hạn như “Ông Andrew Johnson thân mến” nếu thích hợp.
Nếu bạn không biết tên đầy đủ của từng thành viên hội đồng quản trị hoặc nếu việc liệt kê từng người sẽ chiếm quá nhiều không gian, hãy sử dụng các tham chiếu khác như nhóm, chức danh, nhiệm vụ công việc hoặc tổ chức của họ — ví dụ: “Kính gửi các thành viên hội đồng quản trị” hoặc ” Gửi các thành viên hội đồng quản trị”
4. Phần nội dung chính
Đây là nơi bạn viết các chi tiết của bức thư. Hãy bắt đầu bằng phần giới thiệu ngắn gọn giải thích lý do tại sao bạn lại viết thư ban giám đốc. Phần này nên dài 1-2 câu, vậy bạn cần phải viết cô đọng và súc tích nhất có thể.
Với phần dung lượng còn lại, bạn cần viết lý do bạn đang viết một cách lịch sự và trực tiếp. Bỏ qua một khoảng trắng để tách từng đoạn văn được căn trái.
Hãy kết thúc nội dung bức thư bằng hai câu để giải thích hoặc nhắc lại những gì bạn muốn người đọc làm. Hãy nhớ viết một câu ngắn gọn cảm ơn họ đã cân nhắc. Điều quan trọng là đoạn kết luận phải phù hợp với giọng điệu của bức thư của bạn. Bạn có thể tham khảo đoạn kết luận sau đây: “Cảm ơn các vị đã chấp thuận yêu cầu của tôi và dành thời gian xem xét trường hợp này. Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ các vị.”
5. Kết luận và chữ ký
Cách để viết thư cho ban giám đốc
Dưới đây là các bước bạn có thể thực hiện để viết thư cho ban giám đốc:
1. Xác định lý do viết thư của bạn
Điều quan trọng là xác định được lý do tại sao bạn viết thư cho ban quản trị, vì điều này sẽ giúp bức thư của bạn có trọng tâm khi trình bày vấn đề. Có khả năng lá thư bạn gửi tới ban giám đốc với mục đích để chấp nhận một cơ hội, từ chức hoặc yêu cầu một điều gì đó:
Từ chức
Nếu mục đích của bạn khi viết thư là từ chức, hãy nói rằng bạn biết ơn bạn đã có cơ hội làm việc với công ty. Sau đó giải thích bằng một hoặc hai câu lý do tại sao bạn từ chức – vì bạn đang mong muốn một sự thay đổi, một cơ hội để khám phá hoặc vì lý do cá nhân (lưu ý không viết những điều không cần thiết). Nếu có thể, hãy đề nghị được tiếp tục cống hiến cho hội đồng quản trị nếu bạn nộp đơn ứng tuyển công việc của công ty trong tương lai.
Chấp nhận một đề nghị
Nếu mục đích của bức thư là chấp nhận đề nghị, bạn cần viết một đoạn văn sau đó bày tỏ lòng biết ơn. Hãy nói rằng đó là một đặc ân tuyệt vời khi mà hội đồng quản trị đã mở ra cơ hội cho bạn, bạn mong muốn được đóng góp vào mục tiêu của công ty và bạn cảm ơn sự tin tưởng của hội đồng quản trị vào bạn.
Yêu cầu
Nếu mục đích của bạn là yêu cầu một cái gì đó, hãy nêu rõ bạn đang yêu cầu gì ngay trong thư và giải thích lý do tại sao. Nếu bạn có bằng chứng hỗ trợ yêu cầu của mình, chẳng hạn như dữ liệu hoặc một báo cáo chính thức, thì hãy thảo luận ngắn gọn về vấn đề này trong thư và gửi kèm nó dưới dạng tệp đính kèm.
2. Sử dụng ngữ điệu phù hợp
Giống như những doanh nhân khác, thời gian của ban giám đốc rất quý giá và hạn chế, vì vậy hãy giữ cho văn phong lá thư của bạn chuyên nghiệp và ngắn gọn, súc tích nhất có thể. Họ chỉ có thể trả lời nếu ý của bạn rõ ràng. Đặc biệt, nếu bạn muốn họ làm gì, hãy nêu rõ đó là gì. Nếu bạn hiểu rõ về người nhận, bạn nên gửi cho họ những lời chúc tốt đẹp.
3. Dùng đại từ nhân xưng phù hợp
Bạn có thể sử dụng đại từ “bạn”, “chúng tôi” và “tôi” trong thư gửi ban giám đốc. Gọi người đọc của bạn là “bạn” và bản thân bạn là “Tôi”. Tuy nhiên, nếu bạn đang viết thư thay mặt cho một nhóm người, bạn có thể sử dụng “chúng tôi” để người nhận của bạn biết rằng bạn là đại diện cho tổ chức đó
4. Chỉnh sửa bức thư
Hãy chỉnh sửa lá thư của bạn cẩn thận trước khi gửi nó đi. Vì đây là bức thư gửi cho ban quản trị, vậy nên nó cần hoàn hảo nhất có thể. Tránh mắc các vấn đề ngữ pháp và chính tả bằng cách sử dụng phần mềm kiểm tra ngữ pháp hoặc chính tả. Ngoài ra, bạn có thể nhờ đồng nghiệp hoặc bạn bè xem bức thư giúp bạn. Bởi người khác có thể phát hiện ra lỗi mà bạn không nhìn ra.
5. Gửi thư của bạn
Ban giám đốc có thể họp không thường xuyên, có thể một tháng một lần hoặc hai tháng một lần, vì vậy có thể bạn nên in ra nhiều bản và gửi cho từng giám đốc tại địa chỉ thường trú hoặc nơi làm việc của họ. Điều này đảm bảo rằng tất cả các thành viên hội đồng sẽ đọc thư của bạn.
Mẫu thư gửi ban giám đốc
[Tên của bạn]
[Tên công ty]
[Địa chỉ đường phố]
[Thành phố, tiểu bang và mã zip]
[Ngày tháng]
[Ban giám đốc]
[Tên công ty]
[Địa chỉ đường phố]
[Thành phố, tiểu bang và mã zip]
Kính gửi [các thành viên hội đồng quản trị hoặc các cá nhân cụ thể]:
[Phần thân bài 1: Giới thiệu bản thân, mối quan hệ của bạn với hội đồng quản trị và lý do viết bài của bạn]
[Phần thân bài 2: Nêu rõ lý do bạn viết. Nếu đó là yêu cầu hội đồng hành động, hãy xác định hành động đó là gì]
[Kết thúc đoạn văn: Nhắc lại yêu cầu của bạn nếu thích hợp và cảm ơn hội đồng quản trị đã dành thời gian]
Trân trọng,
[Tên và danh xưng của bạn]
[Chức vụ tại Công ty]
[Tên công ty của bạn]
Ví dụ thư gửi ban giám đốc
Dưới đây là một ví dụ về một bức thư gửi cho ban giám đốc:
3216 Lady Bug Drive
New York, NY 10011
28 tháng 3 năm 2021
Ban giám đốc
Avalon Build
120 Đại lộ Rockwell
New York, NY 10011
Kính gửi Hội Đồng Quản Trị Công ty,
Sau 4 năm ngồi ghế chủ tịch, hiện nay tôi đang mong muốn được tái ứng cử với tư cách lãnh đạo. Với 10 năm gắn bó với Avalon Build và những thành tích của tôi với tư cách là giám đốc và nhân viên, tôi tin rằng mình vẫn có thể tiếp tục cống hiến cho công ty trong những nhiệm kỳ khác.
Tôi rất muốn tiếp tục hỗ trợ hội đồng quản trị trong việc lập kế hoạch chiến lược theo định hướng khách hàng. Tôi tự hào về những mục tiêu của công ty mà chúng ta đã cùng nhau đạt được. Nếu tôi được bổ nhiệm lại, tôi muốn được tiếp tục chuỗi thành công này bằng cách tinh chỉnh hơn nữa các chỉ số hiệu suất để thực sự tối đa hóa tác động của những thành tựu chúng ta đã làm được. Là thành viên của một số hiệp hội dành cho giám đốc công ty, tôi biết các giải pháp và cải tiến mới nhất có thể giúp Avalon Build đạt được mục tiêu này và hơn thế nữa.
Sơ yếu lý lịch đính kèm của tôi cung cấp thêm thông tin về những đóng góp của tôi với tư cách là chủ tịch công ty. Nếu bạn muốn tôi cung cấp thêm thông tin hoặc trả lời câu hỏi trước cuộc bỏ phiếu vào tuần tới, vui lòng liên hệ trực tiếp với tôi.
Cảm ơn bạn đã đọc yêu cầu tái bổ nhiệm này và tài liệu đính kèm. Tôi hy vọng sẽ có nhiều cơ hội hơn để đóng góp cho công ty.
Trân trọng,
Perry Williams
Giám đốc khu vực Đông Bắc
Avalon Build
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
· Bài viết gốc: https://media.ivolunteervietnam.com/how-to-write-a-letter-to-the-board-of-directors.html
· Người dịch: Vũ Thị Thùy Linh
· Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Vũ Thị Thùy Linh – Nguồn: iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.info/z/8981
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
