Các trợ lý điều hành đóng một vai trò quan trọng ở các nơi làm việc, vì họ thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính để giúp các văn phòng điều hành hoạt động trơn tru. Khi nộp đơn cho những công việc này, ứng viên cần thể hiện rằng họ có các kỹ năng giao tiếp, tổ chức và kỹ thuật phù hợp để thực hiện những nhiệm vụ này một cách hiệu quả. Bạn có thể nêu bật những kỹ năng này và giá trị của bản thân với tư cách là một trợ lý điều hành thồng qua hồ sơ xin việc để chứng minh năng lực của bạn cho công việc và gây ấn tượng với các nhà tuyển dụng tiềm năng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về cách viết sơ yếu lý lịch của trợ lý điều hành và cung cấp một mẫu và ví dụ sơ yếu lý lịch mà bạn có thể làm theo.
📝TRỢ LÝ ĐIỀU HÀNH LÀ GÌ?
Trợ lý điều hành cung cấp hỗ trợ cấp cao cho giám đốc điều hành. Các nhân viên này chuyên xử lý nhiều nhiệm vụ hành chính và nhiệm vị thư ký để duy trì một môi trường văn phòng có tổ chức và chuyên nghiệp. Họ làm việc trực tiếp với các giám đốc điều hành, thường đóng vai trò là người liên lạc giữa họ và khách hàng hoặc đồng nghiệp của họ. Do đó, họ cũng có thể có trách nhiệm giữ bí mật thông tin mà họ biết được trong khi làm việc. Các trợ lý điều hành có thể đạt được vị trí này sau khi làm việc trong các vai trò tương tự, chẳng hạn như trợ lý hành chính điều hành hoặc trợ lý giám đốc.
Trách nhiệm của trợ lý điều hành có thể khác nhau tùy thuộc vào nơi làm việc hoặc ngành của họ. Ví dụ về nhiệm vụ công việc điển hình của vai trò này bao gồm:
- Trả lời các cuộc gọi điện thoại, email và các hình thức liên lạc khác
- Tổ chức các cuộc họp và buổi gặp mặt cho các giám đốc điều hành
- Duy trì lịch của công ty
- Lập biên bản cuộc họp và ghi chép các ghi chú để chia sẻ với các bên liên quan
- Triển khai báo cáo và thuyết trình
- Quản lý hệ thống tài liệu và lưu trữ hồ sơ
- Điều phối kế hoạch du lịch của giám đốc điều hành và chuẩn bị báo cáo chi phí
- Theo dõi tồn kho vật tư văn phòng
📝SƠ YẾU LÝ LỊCH CỦA TRỢ LÝ ĐIỀU HÀNH LÀ GÌ?
Sơ yếu lý lịch của trợ lý điều hành là một tài liệu mà ứng viên nộp khi ứng tuyển vào các công việc điều hành hành chính. Tài liệu này nêu bật các kỹ năng, kinh nghiệm và các bằng cấp khác chứng minh lý do tại sao ứng viên đó là sự lựa chọn tốt nhất cho công việc. Các ứng viên trợ lý điều hành có thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng tiềm năng bằng cách sử dụng các từ khóa cụ thể từ mô tả công việc để thể hiện cách nền tảng trình độ của họ có thể giúp họ hỗ trợ tổ chức và các mục tiêu của tổ chức. Bởi vì người quản lý tuyển dụng có thể không có nhiều thời gian để xem xét nhiều hồ sơ xin việc mà họ nhận được nên một sơ yếu lý lịch hiệu quả cung cấp thông tin này ở dạng súc tích, dễ đọc, thường chỉ dài một trang.
📝CÁCH TẠO RA SƠ YẾU LÝ LỊCH CỦA TRỢ LÝ ĐIỀU HÀNH
Bạn có thể sử dụng các bước sau làm hướng dẫn khi soạn thảo sơ yếu lý lịch của mình:
1. Sử dụng bản mô tả công việc
Trước khi viết sơ yếu lý lịch, hãy xem lại bản mô tả công việc để hiểu những kỳ vọng của người quản lý tuyển dụng đối với vai trò này. Bạn có thể sử dụng những kỳ vọng này làm hướng dẫn để mô tả trình độ của mình. Chú ý đến bất kỳ từ khóa hoặc cụm từ nào liên quan đến trách nhiệm của công việc hoặc các đặc điểm và trình độ được ưu tiên của nhà tuyển dụng đối với ứng viên. Bạn có thể kết hợp các từ khóa này trong suốt sơ yếu lý lịch của mình để chứng minh bạn phù hợp với vị trí công việc đó.
Hãy cố gắng tạo một sơ yếu lý lịch phù hợp cho từng công việc mà bạn ứng tuyển. Cách tiếp cận này giúp thể hiện sự quan tâm của bạn đối với công việc cụ thể vì bạn đang định dạng sơ yếu lý lịch của mình theo nhu cầu hoặc sở thích của từng nhà tuyển dụng. Làm nổi bật bằng cấp của bạn phù hợp với mô tả của họ cũng cho thấy rằng bạn có các kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp để đáp ứng yêu cầu của công việc. Sử dụng từ khóa cũng có thể mang lại thêm những lợi ích vì nó thường giúp vượt qua hệ thống theo dõi người nộp đơn dễ dàng hơn.
2. Liệt kê thông tin liên hệ của bạn
Phần đầu sơ yếu lý lịch của bạn phải bao gồm tên đầy đủ và thông tin liên hệ cập nhật, chẳng hạn như số điện thoại và địa chỉ email của bạn. Phần này có thể đóng vai trò là tiêu đề tài liệu của bạn, giúp đảm bảo rằng người quản lý tuyển dụng biết cách liên hệ với bạn để phỏng vấn hoặc các bước khác trong quy trình tuyển dụng. Cân nhắc định dạng tên của bạn bằng phông chữ lớn hơn phần còn lại của tài liệu để thu hút sự chú ý của người đọc. Bạn cũng có thể đưa vào vị trí hiện tại của bạn, thay vì địa chỉ của bạn, để cho các nhà tuyển dụng tiềm năng thấy rằng bạn là một ứng viên địa phương.
3. Cung cấp một bản tóm tắt chuyên môn
Phần này thường đóng vai trò là ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng tiềm năng về bạn với tư cách là một ứng viên, vì vậy hãy viết vào các chi tiết khiến họ quan tâm để tìm hiểu thêm về bạn. Ví dụ, bạn có thể đề cập đến một thành tích ấn tượng, có thể định lượng được trong sự nghiệp của mình. Khi người quản lý tuyển dụng hiểu được những đóng góp có giá trị mà bạn đã thực hiện cho các nhà tuyển dụng trước đây, điều đó có thể giúp thuyết phục họ rằng bạn cũng có thể làm điều tương tự cho họ.
4. Mô tả kinh nghiệm làm việc của bạn
Khi thuê các cá nhân cho vai trò trợ lý điều hành, các nhà tuyển dụng thường mong đợi ứng viên có một vài năm kinh nghiệm. Khi bạn liệt kê kinh nghiệm làm việc của mình từ gần đây nhất đến lâu nhất, hãy cung cấp chức danh công việc, nơi làm việc và ngày làm việc của bạn. Bên dưới mỗi vai trò, hãy viết một danh sách có dấu đầu dòng về những trách nhiệm hoặc đóng góp phù hợp nhất của bạn. Khi mô tả về trách nhiệm, hãy bắt đầu mỗi câu bằng một động từ hành động và sử dụng ngôn ngữ phù hợp với mô tả công việc. Cách tiếp cận này cho các nhà tuyển dụng tiềm năng thấy rằng bạn hiểu những mong đợi của công việc và có kinh nghiệm thực hiện các hoạt động tương tự.
Bạn có thể gây ấn tượng hơn nữa với nhà quản lý tuyển dụng bằng cách liệt kê những thành tích có liên quan hoặc ấn tượng từ các vai trò trước đây. Ví dụ: bạn có thể mô tả một quy trình quản trị mà bạn đã giúp cải thiện hoặc làm cho hiệu quả hơn cho công ty của mình. Khi có thể, hãy sử dụng các chi tiết có thể định lượng được để giúp thể hiện giá trị của những đóng góp này. Những thành tích này giúp bạn khác biệt với các ứng viên khác có thể có nền tảng chuyên môn tương tự.
5. Làm nổi bật các kỹ năng cứng và mềm có liên quan
Khi soạn thảo phần này, hãy tham khảo mô tả công việc để hiểu rõ các kỹ năng mà nhà tuyển dụng yêu cầu hoặc ưa thích. Thông thường, họ sẽ đưa ra một danh sách bao gồm cả kỹ năng cứng và mềm giúp ứng viên có thể thực hiện công việc này thành công. Là một trợ lý điều hành, các kỹ năng cứng có liên quan thường đề cập đến các kỹ năng sử dụng phần mềm hoặc công nghệ cụ thể và thực hiện các hoạt động quản trị. Ví dụ: nhà tuyển dụng có thể mong đợi các ứng viên có kinh nghiệm sử dụng các công cụ bộ ứng dụng văn phòng cụ thể, tạo báo cáo chi phí và thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu.
Kỹ năng mềm thể hiện cách bạn thực hiện công việc của mình và tương tác với những người khác. Các trợ lý điều hành nắm giữ nhiều trách nhiệm tại nơi làm việc và những kỹ năng này giúp bạn quản lý họ và các mối quan hệ của mình một cách hiệu quả. Ví dụ về các kỹ năng mềm cần thiết để đưa vào sơ yếu lý lịch của bạn bao gồm:
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản
- Giải quyết vấn đề
- Kỹ năng đa nhiệm và ưu tiên
- Làm việc theo nhóm
- Sự chú ý đến chi tiết
- Quản lý thời gian
6. Cung cấp thông tin về trình độ học vấn của bạn
Các nhà tuyển dụng đôi khi chỉ định các yêu cầu về trình độ học vấn đối với các ứng viên trợ lý điều hành. Trong phần này, hãy liệt kê các bằng cấp bạn đã đạt được và các cơ sở giáo dục nơi bạn nhận được chúng. Là một ứng cử viên trợ lý điều hành, hãy tập trung vào các bằng cấp cao nhất mà bạn có được, thường là bằng cử nhân hoặc bằng cao đẳng. Bạn cũng không cần phải cung cấp ngày tốt nghiệp của mình trừ khi nó xảy ra trong vòng vài năm trở lại đây. Khi có thể, hãy khiến mình khác biệt với các ứng viên khác bằng cách viết các chi tiết như giải thưởng học tập hoặc danh hiệu bạn đã giành được hoặc các môn học liên quan mà bạn đã học.
7. Đọc lại sơ yếu lý lịch của bạn
Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản tốt thường rất cần thiết cho các vị trí trợ lý điều hành. Đảm bảo rằng bạn đã đọc lại sơ yếu lý lịch của mình để tìm bất kỳ lỗi đánh máy hoặc lỗi chính tả và ngữ pháp nào, điều này có thể giúp bạn thể hiện những kỹ năng này và khả năng tạo ra kết quả làm việc chất lượng cao của bạn. Do đó, các nhà tuyển dụng tiềm năng có thể tin tưởng rằng bạn có khả năng viết thông tin liên lạc bằng văn bản chuyên nghiệp và các tài liệu khác cho họ nếu được thuê.
Hãy dành thời gian để chỉnh sửa sơ yếu lý lịch của bạn hoặc nhờ ai đó giúp đỡ để đảm bảo rằng nó làm nổi bật trình độ của bạn một cách ngắn gọn. Nhà quản lý tuyển dụng có thể có nhiều hồ sơ để xem xét, vì vậy, việc giữ tài liệu này tập trung vào thông tin phù hợp nhất sẽ giúp thể hiện sự tôn trọng thời gian của họ. Khi có thể, bạn hãy nhờ một người bạn hoặc đồng nghiệp đáng tin cậy so sánh sơ yếu lý lịch của bạn với bản mô tả công việc để thu thập phản hồi về việc bạn mô tả trình độ của mình một cách chính xác và hiệu quả hay không.
📝MẪU SƠ YẾU LÝ LỊCH CỦA TRỢ LÝ ĐIỀU HÀNH
Sử dụng mẫu sau làm hướng dẫn để tạo sơ yếu lý lịch của bạn cho các công việc trợ lý điều hành:
[Thành phố và tiểu bang]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
Tiểu sử chuyên môn
[Trong hai hoặc ba câu, hãy mô tả ngắn gọn khả năng của bạn cho công việc. Những chi tiết này có thể bao gồm chức danh hiện tại hoặc công việc gần đây nhất của bạn, số năm kinh nghiệm của bạn trong lĩnh vực hành chính và các kỹ năng, đặc điểm hoặc thành tích phù hợp nhất của bạn.]
Kinh nghiệm làm việc
[Chức danh] | [ngày bắt đầu] – [ngày kết thúc]
[Địa điểm làm việc] – [địa điểm]
- Trách nhiệm liên quan được thực hiện trong vai trò hoặc thành tích có thể định lượng được
- Trách nhiệm liên quan được thực hiện trong vai trò hoặc thành tích có thể định lượng được
- Trách nhiệm liên quan được thực hiện trong vai trò hoặc thành tích có thể định lượng được
Học vấn
[Bằng cấp] trong [chuyên ngành]
[Tên cơ sở giáo dục], [ngày tốt nghiệp (tùy chọn)]
[Bạn cũng có thể liệt kê bất kỳ câu lạc bộ hoặc tổ chức có liên quan nào mà bạn đã tham gia trong sự nghiệp giáo dục của mình, cùng với bất kỳ giải thưởng hoặc danh hiệu học tập nào bạn đã nhận được hoặc các môn học liên quan mà bạn đã học. Trong phần này, bạn cũng có thể liệt kê các khóa đào tạo bổ sung mà bạn đã nhận có liên quan đến vai trò, chẳng hạn như các khóa học về các kỹ năng hoặc phần mềm cụ thể.]
Kỹ năng
[Trong phần này, bạn có thể cung cấp danh sách các kỹ năng cứng và mềm liên quan đến công việc trợ lý điều hành mà bạn đang ứng tuyển. Sử dụng các từ khóa cụ thể từ mô tả công việc, bao gồm cả từ viết tắt và cụm từ viết tắt.]
Sử dụng mẫu sau đây làm nguồn cảm hứng khi viết sơ yếu lý lịch quản trị viên của bạn:
Heather Hudson
Thành phố New York, NY
(123) 456-7890
h.hudson@email.com
Tiểu sử chuyên môn
Là một trợ lý điều hành có tổ chức cao với năm năm kinh nghiệm duy trì hoạt động văn phòng trơn tru. Hồ sơ đã được chứng minh về việc cung cấp sự hỗ trợ về hành chính đáng tin cậy cho các nhà quản lý cấp trên, bao gồm tổ chức các cuộc họp và hội nghị, ghi biên bản cuộc họp và quản lý thông tin bí mật. Người giao tiếp hiệu quả, sử dụng các kỹ năng giữa các cá nhân để phát triển mối quan hệ tin cậy với đồng nghiệp và đóng vai trò là người liên lạc giữa người quản lý và khách hàng.
Kinh nghiệm chuyên môn
Trợ lý hành chính điều hành | Tháng 5 năm 2018-Hiện tại
TS Financial – Thành phố New York, NY
- Cung cấp sự hỗ trợ quản trị và lịch được quản lý cho 12 nhân viên cấp điều hành
- Lên kế hoạch lộ trình du lịch và chỗ ở
- Báo cáo và theo dõi chi phí
- Tạo các bản trình bày và báo cáo cho các cuộc họp khách hàng hàng tháng
Trợ lý hành chính | Tháng 5 năm 2016-tháng 4 năm 2018
Hãng Cannock – Thành phố New York, NY
- Chào hỏi và hướng dẫn kịp thời khách khi đến văn phòng
- Quản lý lịch văn phòng để điều phối các cuộc họp và sự kiện
- Viết và đọc lại các bản ghi nhớ, báo cáo và bản trình bày để có độ chính xác
- Trả lời trung bình 30 cuộc điện thoại hoặc email mỗi ngày, giải quyết các câu hỏi và thắc mắc của khách hàng.
Học vấn
Cử nhân Khoa học Quản trị Kinh doanh
Cao đẳng High Valley
Kỹ năng
- Tỉ mỉ đến chi tiết
- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói tuyệt vời
- Khả năng làm việc theo cách tự định hướng, độc lập
- Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và đáp ứng thời hạn
- Sử dụng thành thạo Microsoft Office
- Kinh nghiệm quản lý dự án
——————————-
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Theo: indeed.com
- Người dịch: Nguyễn Thị Hồng Ngọc
- Khi chia sẻ cần phải trích nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Hồng Ngọc – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.info/z/8575
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
