Đôi khi, một khách hàng tiềm năng chọn bỏ qua một lời đề nghị có thể ảnh hưởng đến mọi hoạt động trong suốt quá trình kinh doanh của bạn. Nếu như bạn khéo léo sử dụng và kết hợp ngôn từ và giọng điệu chính xác để đưa ra những lời từ chối phù hợp, có thể bạn sẽ có cơ hội cải thiện sản phẩm của mình hoặc thậm chí thuyết phục khách hàng chấp nhận lời đề nghị thêm một lần nữa.
💥Tại sao bạn nên trả lời thư từ chối đề xuất kinh doanh?
Theo dõi khách hàng sau khi bị từ chối cũng là một cách để bạn liên lạc, hàn gắn và mở rộng mối quan hệ với họ. Ví dụ: bạn có thể đặt các câu hỏi làm thế nào cải thiện quảng cáo chào hàng của mình hoặc bạn cũng có thể trực tiếp giới thiệu sản phẩm dịch vụ cho khách hàng đó một lần nữa. Việc viết thư phản hồi cho thấy bạn đang đầu tư vào khách hàng của mình, bạn quan tâm đến việc cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình và bạn mong muốn có một đề nghị hợp tác từ họ. Thư phản hồi có thể xây dựng lòng tin giữa bạn và khách hàng để hai bên có thể cùng trao đổi về các cơ hội trong tương lai.
💥Cách viết câu trả lời cho lời từ chối đề xuất kinh doanh
Từ chối có thể là cơ hội để tìm hiểu thêm về nhu cầu của khách hàng tiềm năng của mình. Để chuẩn bị tốt nhất cho việc thực hiện các cuộc đàm phán hoặc giao dịch trong tương lai, bạn có thể thử một số kỹ thuật sau:
1. Hỏi khách hàng lý do tại sao họ từ chối
Hỏi xem họ có câu hỏi hoặc thắc mắc gì về những đề xuất của bạn khiến họ không hài lòng hay không. Họ có thể đã thông qua và chấp nhận vì lý do thời gian hoặc tài chính, trong trường hợp đó, bạn vẫn có thể thương lượng. Bạn cũng có thể theo dõi những phản hồi của họ để có thể cải thiện khả năng phân phối của mình khi quảng cáo lại cho cùng một khách hàng tiềm năng hoặc quảng cáo cho một khách hàng tiềm năng mới.
Ví dụ: một khách hàng tiềm năng có thể thích quảng cáo chiêu hàng bao gồm lời chứng thực từ các khách hàng khác. Bạn có thể lắng nghe phản hồi đó và cung cấp lời chứng thực cho khách hàng tiềm năng để chứng minh tính hợp pháp của mình, cũng như kết hợp lời chứng thực vào các quảng cáo chiêu hàng trong tương lai.
2. Sắp xếp lại đề xuất của bạn
Sử dụng phản hồi từ khách hàng tiềm năng của mình, bạn có thể có cơ hội thay đổi cách khách hàng nhìn nhận lại đề xuất của bạn. Bạn có thể nhấn mạnh các khía cạnh của đề xuất mà họ có thể đã bỏ qua để giúp họ nhìn thấy những lợi ích theo một hướng khác. Bằng cách tập trung vào quan điểm của khách hàng, bạn có thể xác định một quảng cáo chiêu hàng mới cụ thể ấn tượng hơn mà ngay từ lần đầu họ có thể chưa từng được trải nghiệm.
Nếu bạn xác định được mọi hiểu lầm, bạn có thể khẳng định lại rằng bạn thực sự quan tâm đến những gì tốt nhất cho doanh nghiệp của họ khi bạn dành thời gian để làm rõ bất kỳ chi tiết quan trọng nào ngay từ những khâu quảng cáo chiêu hàng của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn đang đặt câu hỏi và mong muốn nhận câu trả lời nên hãy giữ cho mình một thái độ bình tĩnh và tập trung vào việc tìm kiếm giải pháp.
Ví dụ, một khách hàng tiềm năng có thể nghĩ rằng sản phẩm của bạn đắt hơn đối thủ cạnh tranh của bạn. Theo ý kiến phản hồi, bạn có thể điều chỉnh sản phẩm của mình như là tiết kiệm tiền để đầu tư cải tiến chất lượng sản phẩm.
3. Tìm giải pháp cho mối bận tâm của họ
Khách hàng có thể có lý do chính đáng để chần chừ trước đề xuất của bạn thế nhưng những lý do đó có thể là cơ hội để bạn cải thiện kế hoạch bằng các giải pháp mới hoặc thay thế hiệu quả hơn.
Ví dụ: Nếu đó là vấn đề thanh toán, bạn có thể lập ra kế hoạch thanh toán hoặc cung cấp dịch vụ có nhiều lợi ích và ít tốn kém.
4. Duy trì sự quan tâm thân thiện
Ban đầu, khách hàng có thể bỏ qua đề xuất vì những trở ngại nhưng bạn có thể khắc phục bằng cách tiếp cận họ liên tục. Có một cách để duy trì vị trí dẫn đầu tiềm năng đó là bạn phải hiểu được mọi vấn đề hạn chế về tài chính hoặc thời gian khiến họ không chấp nhận mặc cho bạn thực hiện bất kỳ chương trình quảng cáo nào đi chăng nữa . Nếu bạn sẵn sàng chấp nhận một số điều kiện trong phạm vi ràng buộc ở phía họ, có thể trong tương lai họ sẽ cởi mở hơn với những lời mời chào từ bạn. Một cách khác nhằm thể hiện sự quan tâm đến khách hàng của mình, bạn có thể tìm thêm về sở thích, về nhu cầu của họ để có kế hoạch phục vụ lâu dài.
5. Tích cực phản hồi
Yêu cầu khách hàng tiềm năng cung cấp phản hồi hoặc sắp xếp thời gian để thảo luận về quyết định của họ là một trong những cách duy trì liên lạc với khách hàng. Xem xét kết thúc email của bạn bằng một câu hỏi hoặc lời khuyên để bạn có thể duy trì quan hệ tốt với khách hàng tiềm năng của mình và tiếp tục nuôi dưỡng mối quan hệ phục vụ công việc bán hàng trong tương lai.
💥Các mẹo bổ sung để viết phản hồi cho lời từ chối đề xuất kinh doanh
Dưới đây là một số mẹo bổ sung mà bạn có thể làm theo khi viết câu trả lời của mình:
- Xác nhận rằng bạn đang gửi lời quảng cáo của mình đến đúng người.
- Bao gồm ngày của đề xuất ban đầu và ngày bị từ chối để lưu giữ hồ sơ liên lạc.
- Hãy tôn trọng thời gian của khách hàng tiềm năng và đảm bảo cuộc nói chuyện phải ngắn gọn.
- Cố gắng thân thiện và tự tin.
💥Mẫu thư phản hồi từ chối lời đề nghị
Dưới đây là hai mẫu cho phản hồi từ chối:
1. Khi khách hàng đưa ra lý do từ chối
Bạn có thể sử dụng mẫu này để giải quyết các mối quan tâm của khách hàng:
Xin chào [tên khách hàng]!
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến [công ty của bạn]. Tôi rất muốn tìm hiểu thêm về [công việc kinh doanh của khách hàng] để có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu của bạn.
Tôi hiểu rằng bạn đang do dự trong việc tiếp tục với đề xuất của chúng tôi vì [lý do mà khách hàng đưa ra]. Tôi tôn trọng quyết định cẩn trọng này của bạn. Tuy nhiên, tôi muốn đảm bảo với bạn rằng [sửa chữa một quan niệm sai lầm / reframe]. Với ý nghĩ này, cũng như [lợi ích đầu tiên của sản phẩm của bạn] và [lợi ích thứ hai từ sản phẩm của bạn], tôi biết rằng [công ty của bạn] có thể giúp bạn đạt được [mục tiêu kinh doanh của khách hàng].
[Chữ ký của bạn]
2. Khi khách hàng không đưa ra lý do từ chối
Bạn có thể sử dụng mẫu này để tìm hiểu thêm thông tin về những gì khách hàng của bạn muốn để tiếp tục với đề xuất:
Xin chào [tên khách hàng]!
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến [công ty của bạn]. Tôi rất muốn tìm hiểu thêm về [công việc kinh doanh của khách hàng] để có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu của bạn.
Tôi muốn thảo luận lý do tại sao bạn quyết định không tiếp tục đề xuất của chúng tôi để chúng tôi có thể tiếp tục cải thiện dịch vụ của mình. Tôi tin rằng [công ty của bạn] có thể giúp các doanh nghiệp như doanh nghiệp của bạn đạt được [mục tiêu kinh doanh của khách hàng] với [lợi ích đầu tiên từ đề xuất của bạn] và [lợi ích thứ hai từ đề xuất của bạn]. Chúng tôi đánh giá cao bất kỳ phản hồi nào của bạn có thể giúp chúng tôi phục vụ khách hàng tốt hơn.
Tôi muốn dành thời gian để nói thêm về phản hồi của bạn về đề xuất của chúng tôi, vì vậy tôi sẽ liên hệ với văn phòng của bạn để sắp xếp một cuộc nói chuyện điện thoại. Tôi mong muốn được nghe phản hồi từ bạn!
[Chữ ký của bạn]
💥Ví dụ về thư phản hồi từ chối đề xuất
Dưới đây là hai ví dụ về thư phản hồi từ chối đề xuất:
1. Khi khách hàng đưa ra lý do từ chối
Dưới đây là một ví dụ về phản hồi nhằm giải quyết các mối quan tâm của khách hàng:
Xin chào Sandra,
Tôi hiểu rằng bạn đang do dự trong việc tiếp tục với đề xuất của chúng tôi vì chi phí phần mềm của chúng tôi. Tôi tôn trọng quyết định cẩn trọng này của bạn. Tuy nhiên, tôi muốn đảm bảo với bạn rằng gói đăng ký của chúng tôi đảm bảo rằng chi phí theo thời gian thực sự tiết kiệm tiền cho khách hàng của chúng tôi, trái ngược với các đối thủ cạnh tranh của chúng tôi. Với lưu ý này, cũng như gói tự cài đặt dễ dàng và giao diện người dùng trực quan của chúng tôi, tôi biết rằng Pear Technologies có thể giúp bạn ghi sổ kế toán nhanh hơn và chính xác hơn cho Food Market.
Tôi muốn dành thời gian để nói thêm về phản hồi của bạn về đề xuất của chúng tôi, vì vậy tôi sẽ liên hệ với văn phòng của bạn để sắp xếp một cuộc nói chuyện điện thoại. Tôi mong muốn được nghe phản hồi từ bạn!
Sam Coulson
Pear Technologies
2. Khi khách hàng không đưa ra lý do từ chối
Dưới đây là một ví dụ về phản hồi nhằm mục đích tìm hiểu thêm thông tin về những gì khách hàng của bạn muốn để tiếp tục với đề xuất:
Xin chào Sandra,
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến Pear Technologies. Tôi rất thích tìm hiểu thêm về cửa hàng của bạn, Chợ thực phẩm, để tôi có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu của bạn.
Tôi muốn thảo luận lý do tại sao bạn quyết định không tiếp tục đề xuất của chúng tôi để chúng tôi có thể tiếp tục cải thiện dịch vụ của mình. Tôi tin rằng Pear Technologies có thể giúp các doanh nghiệp như doanh nghiệp của bạn đạt được sổ sách kế toán nhanh hơn và chính xác hơn với gói tự cài đặt dễ dàng và giao diện người dùng trực quan của chúng tôi. Chúng tôi đánh giá cao bất kỳ phản hồi nào của bạn có thể giúp chúng tôi phục vụ khách hàng tốt hơn.
Tôi muốn dành thời gian để nói thêm về phản hồi của bạn về đề xuất của chúng tôi, vì vậy tôi sẽ liên hệ với văn phòng của bạn để sắp xếp một cuộc nói chuyện điện thoại. Tôi mong muốn được nghe phản hồi từ bạn!
Sam Coulson
Pear Technologies
___________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Nguyễn Thu Phương
- Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thu Phương – Nguồn: iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.info/z/8730
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
