📌 Bất kể quy mô của dự án thế nào, và bạn được thuê với tư cách là người làm việc tự do, hay nhân viên chính thức, với vai trò là nhà quản lý dự án, bạn sẽ phải đảm nhiệm các nhiệm vụ khó – không chỉ khởi chạy dự án, mà còn phải đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động trơn tru, cộng tác hiệu quả với các thành viên trong nhóm và khách hàng.
Công việc này thực sự căng thẳng. Tuy nhiên, nếu bạn biết lập kế hoạch và quản lý dự án đúng cách, mọi việc đều sẽ nằm trong tầm kiểm soát của bạn.
Vậy phải làm sao để quản lý một dự án từ đầu đến cuối một cách thật hiệu quả?
Nếu đây là cơ hội đầu tiên bạn quản lý một dự án, thì dưới đây là cách bạn có thể quản lý một dự án từ A đến Z!
💡 Lập kế hoạch cho dự án của bạn
Để bắt đầu tạo kế hoạch dự án, hãy tập trung vào các phần sau:
- Xác định dự án của bạn. Để bắt đầu, bạn cần chia nhỏ dự án bằng cách hiểu yêu cầu của dự án. Ví dụ: Nói với nhóm của bạn rằng bạn muốn xây một ngôi nhà thì rất chung chung. Thay vào đó, việc nói với họ rằng bạn muốn xây một ngôi nhà nghỉ dưỡng trên bãi biển sẽ giúp họ hiểu rõ hơn về dự án thực sự là gì.
- Xác định mục tiêu và kế hoạch. Sau khi bạn thu hẹp dự án của mình, đã đến lúc thiết lập các mục tiêu và kế hoạch bạn muốn hoàn thành. Mục tiêu của bạn là “cái gì”, chẳng hạn như tăng lượng khách truy cập vào trang web của bạn. Kế hoạch của bạn là “làm thế nào”. Nếu bạn muốn tăng lượng khách truy cập vào trang web của mình, bạn có thể thực hiện điều đó bằng cách khởi chạy một chiến dịch tiếp thị nội dung.
- Xác định nhiệm vụ. Bạn sẽ cần xác định rõ ràng các nhiệm vụ liên quan để hoàn thành dự án. Ví dụ: nếu bạn đang lên kế hoạch khởi động một chiến dịch tiếp thị nội dung, các nhiệm vụ chính sẽ bao gồm bắt đầu viết blog, thuê người viết, nghiên cứu nội dung mà khán giả của bạn thấy liên quan cũng như quảng cáo và chia sẻ nội dung của bạn.
- Xây dựng đội nhóm. Những người sẽ giúp bạn trong dự án là ai? Và vai trò và trách nhiệm của họ là gì? Thông thường, nhóm của bạn nên bao gồm Nhà tài trợ Dự án, các Chuyên gia để xác định phạm vi dự án, người quản lý Dự án, nhóm chịu trách nhiệm thực hiện dự án, và bạn cũng cần hiểu rõ rằng bản thân mình là nhà lãnh đạo ra sao, thông qua chính dự án ấy. Khi thành lập nhóm của bạn, hãy cố gắng giới hạn quy mô nhóm càng nhỏ càng tốt.
- Nhận biết kẻ phá hoại dự án. Có bất kỳ thành viên nào trong nhóm hay sự sao nhãng ngăn cản bạn hoàn thành dự án đúng hạn không? Nếu có, hãy xác định và giải quyết những kẻ phá hoại dự án này để dự án có thể hoạt động trơn tru.
- Tạo lịch trình. Chia nhỏ nhiệm vụ thành các giai đoạn và thiết lập hạn định về thời điểm bạn muốn hoàn thành mục tiêu và kế hoạch của mình. Biết mỗi giai đoạn mất bao lâu để hoàn thành sẽ giúp bạn duy trì dự án đi đúng hướng.
- Nhận phản hồi. Sau khi nhận được kế hoạch ban đầu, hãy tìm kiếm phản hồi từ nhóm của bạn, các bên liên quan và khách hàng của bạn trước khi tiếp tục.
- Điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp. Ngay cả những kế hoạch dự án hiệu quả nhất cũng không thể biết những vấn đề không lường trước được phát sinh. Hãy linh hoạt với kế hoạch của bạn để có thể điều chỉnh và lập kế hoạch cho phù hợp.
Khi bạn đã có kế hoạch và những người tham gia đều tán thành, hãy viết kế hoạch ra giấy để có thể sử dụng nó như bản đồ lộ trình của bạn trong suốt quá trình thực hiện dự án.
💡 Đảm bảo dự án đi đúng hướng
Việc xác định rõ kế hoạch dự án của bạn có thể dẫn dắt bạn trong suốt dự án, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn hoàn toàn có thể bỏ bê dự án và mong đợi nó được hoàn thành mà không liên tục xem xét, sửa đổi và giám sát dự án.
Để đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng, hãy chắc chắn rằng bạn:
- Lên lịch định kỳ để kiểm tra dự án. Cho dù đó là cách ngày hay mỗi tuần một lần, bạn cần dành thời gian để xem xét tiến độ của dự án.
- Linh hoạt. Hãy tin tưởng vào nhóm của bạn khi làm việc trong dự án. Mặc dù bạn đã có tầm nhìn và kế hoạch, nhưng nhóm của bạn là những chuyên gia có kiến thức và kinh nghiệm để biến nó thành hiện thực. Nếu họ có đề xuất, hãy luôn cởi mở và lắng nghe những gì họ nói.
- Giao tiếp với nhóm của bạn. Luôn thông báo mọi thứ tới mọi người và cập nhật tình hình thường xuyên. Tốt hơn, hãy lên lịch các cuộc họp hàng tuần để mọi người đều có sự cập nhật xảy ra gần đây và có thể giải quyết mọi vấn đề. Ví dụ: Nếu thời hạn phải sớm hơn và nhóm của bạn không biết thông tin này, thì làm sao bạn có thể mong đợi họ hoàn thành công việc của mình trước deadline mới?
- Giải quyết mọi vấn đề trước khi chúng xảy ra. Chuẩn bị trước cho mọi trở ngại để bạn có thể xử lý chúng trước khi chúng trở thành vấn đề khó giải quyết. Nếu bạn biết rằng cần có một nhà văn để soạn 3 bài đăng trên blog hàng ngày, thì hãy chắc chắn rằng bạn có sẵn hoặc tuyển một nhà văn để có thể xử lý khối lượng công việc.
- Đưa ra chỉ dẫn. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn có trách nhiệm thông báo cho nhóm và đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Để thực hiện điều đó, bạn cần cung cấp cho nhóm của mình các nguồn lực và thông tin thích hợp để họ có thể hoàn thành dự án đúng hạn.
Dù bạn có chuẩn bị và lập kế hoạch chi tiết đến mức nào, bạn vẫn có thể gặp phải một số trục trặc. Rất may, công nghệ đã giúp quản lý mọi việc từ tài khoản mạng xã hội đến các mối quan hệ với khách hàng trở nên hiệu quả và thuận tiện hơn. Các nhà quản lý dự án cũng có quyền truy cập vào phần mềm mà giúp cuộc sống của họ đơn giản hơn.
Dưới đây là một số nhà cung cấp phần mềm quản lý dự án được gợi ý để giúp bạn tổ chức và giao tiếp tốt hơn với nhóm của mình.
- Basecamp: Khi nói đến quản lý dự án, Basecamp được cho là phần mềm lý tưởng nhất. Với giao diện đơn giản, bạn có thể sử dụng phần mềm này để viết danh sách công việc, tạo nhiều dự án, chia sẻ tệp, lên lịch các ngày quan trọng và thảo luận.
- Trello: Không giống như các phần mềm khác, Trello cho phép người quản lý lên danh sách việc cần làm và các cuộc thảo luận một cách trực quan thông qua việc sử dụng bảng cộng tác.
- Wrike: Phần mềm này có thể giúp bạn đảm bảo các nhiệm vụ luôn đi đúng hướng bằng cách cho phép bạn giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và đảm bảo rằng họ có sẵn các nguồn lực.
- Asana: Bằng cách tích hợp với email của bạn, Asana là một lựa chọn tuyệt vời nếu cộng tác với những người làm việc từ xa hoặc những freelancer. Phần mềm cung cấp cho bạn cơ hội lên lịch tác vụ và chia sẻ tệp qua Google Drive hoặc Dropbox.
- Zoho Projects: Công cụ quản lý dự án trực tuyến mạnh mẽ này được trang bị các nhiệm vụ và sự kiện quan trọng, lịch và cuộc họp, theo dõi thời gian, báo cáo, diễn đàn, lưu trữ tệp và thậm chí cả ứng dụng trò chuyện để cải thiện khả năng cộng tác.
- Podio: Với Podio, bạn có thể giao tiếp với nhóm của mình, lưu trữ tệp và thiết lập quản lý tác vụ. Điều làm cho Podio trở nên độc đáo là nó cũng có thể được sử dụng như một mạng nội bộ cho nhóm của bạn hoặc thậm chí là một hệ thống CRM.
- Due: Không phải là những người theo chủ nghĩa cá nhân, nhưng Due có một nền tảng vững chắc (nó được mệnh danh là một trong những công cụ quản lý dự án mạnh mẽ) mà các nhà quản lý dự án có thể sử dụng nếu họ muốn theo dõi thời gian mà các thành viên trong nhóm dành cho một dự án. Due cũng phát hành báo cáo về năng suất để hỗ trợ sức sản xuất.
💡 Quản lý thời gian
Là người quản lý dự án, bạn cũng phải có kỹ năng quản lý hiệu quả thời gian của mình. Nếu không, sao bạn có thể mong đợi dự án được hoàn thành đúng thời hạn?
Mặc dù có nhiều kỹ thuật bạn có thể sử dụng để quản lý thời gian của mình, nhưng dưới đây là một số kỹ thuật tốt nhất để làm theo:
- Giao nhiệm vụ. Nếu bạn đang bận rộn, đừng ngần ngại giao một số nhiệm vụ khác cho một thành viên có kỹ năng và đáng tin cậy trong nhóm để bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất của mình. Bạn không được kỳ vọng để làm tất cả công việc. Việc của bạn là đảm bảo mọi việc được hoàn thành.
- Ưu tiên một số nhiệm vụ của bạn. Nói về các ưu tiên, hãy đảm bảo rằng bạn không trì hoãn các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Hãy hoàn thành chúng trước, sau đó hoàn thành các nhiệm vụ không quá khẩn cấp.
- Điều hành các cuộc họp hiệu quả hơn. Hãy duy trì cuộc họp của bạn ngắn gọn và đảm bảo rằng chúng không lạc đề. Bạn cũng cần để nhóm của bạn chia sẻ suy nghĩ của họ và cung cấp phản hồi về tiến độ của dự án.
- Học cách nói ‘không.’ Đôi khi bạn chỉ cần thông báo cho mọi người rằng bạn không có thời gian để nói chuyện hoặc thực hiện một dự án mới. Nếu không, bạn sẽ bị phân tâm và kiệt sức.
- Viết nhiệm vụ cho ngày mai ngay hôm nay. Điều này sẽ không chỉ giúp bạn lên kế hoạch cho ngày của mình mà còn giúp bạn đối phó với cuộc khủng hoảng đang chờ đợi bạn vào buổi sáng. Ví dụ: nếu bạn đã vạch ra các nhiệm vụ của mình và bạn thức dậy với một trang web bị lỗi, bạn có thể ủy quyền các nhiệm vụ đó trong khi bạn làm việc để khôi phục trang web.
Bạn và nhóm của bạn sẽ làm gì khi hoàn thành một cột mốc quan trọng hoặc chiến thắng, chẳng hạn như hoàn thành dự án trước thời hạn? Đã đến lúc bạn và nhóm của bạn ăn mừng.
Một trong những cách phổ biến nhất để ăn mừng là đưa cả nhóm đi ăn tối và uống một vài ly chúc mừng. Bạn cũng có thể thể hiện sự cảm kích bằng cách công nhận thành công của nhóm trong cuộc họp tiếp theo, tạo một bảng thành tích làm nổi bật một thành viên đặc biệt trong nhóm, đưa ra những phần thưởng có ý nghĩa hay chỉ đơn giản là đích thân cảm ơn họ.
Nguồn:
Tác giả: John Rampton
Link bài gốc: How To Manage A Project from Start to Finish
Dịch giả: Jasmin – ToMo – Learn Something New
________________________________________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả và dịch giả vì những chia sẻ vô cùng hữu ích.
Shortlink: https://ivolunteer.info/z/3654
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
